Convocation à l'entretien préalable de licenciement : règles et obligations
En bref
La convocation à l'entretien préalable est la première étape formelle de la procédure de licenciement. Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge. La lettre doit mentionner : l'objet (licenciement envisagé), la date/heure/lieu de l'entretien, et la possibilité pour le salarié de se faire assister. Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit séparer la réception de la convocation et la date de l'entretien. En cas de non-respect de ces règles, la procédure est irrégulière et le salarié peut obtenir des dommages et intérêts.
Convocation à l'entretien préalable de licenciement : règles et obligations
La convocation à l'entretien préalable constitue la première étape obligatoire de toute procédure de licenciement. Son contenu et ses délais sont strictement encadrés par le Code du travail. Une convocation irrégulière peut vicier toute la procédure.
La procédure de licenciement en bref
Avant d'entrer dans le détail de la convocation, rappelons les trois étapes clés :
- Convocation à l'entretien préalable (cet article)
- Entretien préalable : exposition des motifs et écoute du salarié
- Notification du licenciement par lettre recommandée
Cette procédure s'applique à tous les types de licenciement : pour faute, pour motif personnel non disciplinaire (insuffisance de résultats, inaptitude...) ou économique individuel.
Comment l'employeur doit-il convoquer le salarié ?
Mode d'envoi
La convocation doit être adressée par écrit, selon l'un de ces deux modes :
- Lettre recommandée avec accusé de réception (le plus courant)
- Remise en main propre contre décharge (le salarié signe un récépissé)
Un simple email, un SMS ou une convocation orale ne sont pas valables.
Contenu obligatoire de la lettre
La lettre de convocation doit comporter les mentions suivantes :
1. L'objet de la convocation
L'employeur doit clairement indiquer qu'il envisage un licenciement. Il peut également mentionner qu'une sanction est envisagée s'il hésite encore sur la qualification de la faute.
2. La date, l'heure et le lieu
L'entretien doit en principe se dérouler pendant les heures habituelles de travail, au lieu de travail ou dans un autre endroit justifié. La visioconférence est possible sous certaines conditions.
3. Le droit d'assistance du salarié
L'employeur doit informer le salarié qu'il peut se faire accompagner par :
- Un salarié de l'entreprise de son choix
- Un représentant du personnel (délégué syndical, élu CSE)
- En l'absence d'institutions représentatives dans l'entreprise : un conseiller extérieur inscrit sur la liste départementale
La lettre doit préciser les coordonnées où consulter la liste des conseillers (inspection du travail, mairie, site de la DREETS).
Le délai entre convocation et entretien
Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit s'écouler entre la présentation de la convocation au salarié et la date de l'entretien.
Règles de décompte
- Les jours ouvrables = du lundi au samedi inclus
- Les dimanches et jours fériés ne comptent pas
- Le jour de présentation du courrier ne compte pas (le décompte commence le lendemain)
Impossibilité de réduire ce délai
Même si le salarié donne son accord, l'employeur ne peut pas raccourcir ce délai de 5 jours. Un entretien organisé trop tôt vicie la procédure.
Exemple : lettre présentée un lundi → le décompte commence mardi → l'entretien peut avoir lieu au plus tôt le mardi suivant (5 jours ouvrables : mardi, mercredi, jeudi, vendredi, samedi).
Comment réagir à une convocation ?
Se faire assister
Il est vivement recommandé de ne pas se rendre seul à l'entretien. Votre accompagnant pourra :
- Prendre des notes
- Rédiger un compte rendu
- Témoigner en cas de contestation ultérieure devant les prud'hommes
Préparer sa défense
- Si les faits sont avérés : préparez des arguments d'atténuation et réfléchissez à une éventuelle négociation
- Si les faits sont contestés : rassemblez des preuves (emails, témoignages, documents)
Cas d'un salarié en arrêt maladie
Un salarié en arrêt maladie peut valablement être convoqué. L'employeur n'est pas tenu de reporter l'entretien. Toutefois, si l'état de santé du salarié l'empêche physiquement de se déplacer, son absence sera légitime.
Conséquences d'une convocation irrégulière
Si l'employeur ne respecte pas les règles de la convocation (mentions manquantes, délai non respecté, mode d'envoi non conforme), la procédure est irrégulière.
Si le motif du licenciement est valable
Le licenciement n'est pas annulé, mais le salarié peut obtenir une indemnité pour irrégularité de procédure, plafonnée à 1 mois de salaire (article L.1235-2 du Code du travail).
Si le motif du licenciement est contestable
L'irrégularité procédurale s'ajoute à l'absence de cause réelle et sérieuse, mais seule l'indemnité pour licenciement abusif est versée — les deux ne se cumulent pas.
Dans tous les cas, conservez précieusement la lettre de convocation : c'est une pièce essentielle de votre dossier.
Rédaction juridique
Équipe de juristes spécialisés en droit du travail, dédiée à l'accompagnement des salariés.
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Questions fréquentes
Quel délai pour saisir le conseil de prud'hommes après un licenciement ?
En règle générale, le recours du salarié contre son licenciement doit être formé dans un délai d'un an à compter de la notification de la lettre de licenciement, sous réserve de cas particuliers (textes applicables au moment des faits). Les délais sont souvent déterminants : une fois expirés, il peut être trop tard pour agir. Pour votre situation, vérifiez les dates et les textes en vigueur ou consultez un avocat.
Comment se déroule la procédure devant les prud'hommes ?
Schéma usuel : dépôt d'une saisine auprès du bureau de conciliation et d'arbitrage, convocation à une séance de conciliation, puis, si la conciliation échoue, instruction et jugement devant le conseil de prud'hommes. Le détail des étapes, des actes et des délais dépend de votre dossier et de la juridiction. Il s'agit d'un rappel générique, pas d'une feuille de route pour votre affaire.
Faut-il obligatoirement un avocat aux prud'hommes ?
Cela dépend notamment du montant des demandes et des règles applicables au moment de la procédure : au-delà de certains seuils, la représentation par avocat peut être obligatoire ; en dessous, le salarié peut parfois agir seul, selon le cadre légal. Les seuils et obligations évoluent ; pour un dossier complexe, un avocat reste en pratique fortement recommandé.
Quelles sont les grandes étapes pour contester un licenciement ?
À titre général : rassembler les documents (contrat, convocations, lettre de licenciement, preuves utiles), vérifier les délais de recours, saisir le conseil de prud'hommes dans les formes requises, puis préparer la suite de la procédure (conciliation, échanges d'écritures, audience). La bonne stratégie dépend de votre situation ; cette liste ne remplace pas un accompagnement juridique.